ถ้าจะแบ่งงานย่อยลงไปมากจนส่วนของงานที่รับผิดชอบนั้น
ง่ายเกินไป
พนักงานอาจจะมองสะท้อนความสามารถของตนเองเหมือนงานที่ตนเองทำอยู่นั้นไม่มี
ความสำคัญ จากการศึกษาความรู้เกี่ยวกับการบริหารทรัพยากร
มนุษย์ ทำให้รู้ว่า การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ
ขององค์การทั้งหลายให้บรรลุเป้าหมายนั้น จำเป็นที่จะต้องแสวงหากระบวนการปฏิบัติงานที่เป็นระบบ เพื่อให้ทราบขอบเขตหน้าที่งานที่จะต้องปฏิบัติอย่างแท้จริง
การออกแบบงาน ( Job Design ) เป็นกระบวนการกำหนดงานเฉพาะด้านที่จะต้องปฏิบัติหรือวิธีการต่างๆที่จะนำไปใช้ในการปฏิบัต
ิงาน เพื่อให้งานแต่ละงานมีความเกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน
นอกจากนี้การออกแบบงานยังเป็นการกำหนดงานที่บุคลากรต้องปฏิบัติให้บรรลุผล
สำเร็จตามเป้าหมายขององค์การ และยังพิจารณารวมถึงการจัดกลุ่มงาน
การจัดแผนกงานจนกระทั่งเป็นโครงสร้างองค์การ รวมเรียกว่า กระบวนการแบ่งงานกันทำตามความถนัด
ลองเลือกดูซิครับว่า จากลักษณะงาน 4 ประเภทต่อไปนี้ หน่วยงานของคุณมีลักษณะงานใกล้เคียงประเภทใดมากที่สุด
ประเภทที่ 1 เป็นหน่วยงานที่ยึดหลัก Job Specialization และ Standardization ซึ่งมุ่งหวังให้พนักงาน ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด ( Scientific Management ) โดยแบ่งงานที่มีทั้งหมดย่อยลงไปให้พนักงานแยกกันรับผิดชอบแต่ละส่วนของงาน ซึ่งแต่ละคนจะทำงานประจำที่แตกต่างกัน อย่างชัดเจนทำให้เกิดความชำนาญในงานด้านนั้น ๆ เป็นพิเศษ
ในกรณีที่พนักงานป่วย หรือขาดงานก็สามารถหาคนมาทดแทนได้ง่าย เนื่องจากการแบ่งงานให้ย่อยลงไปนั้น ทำให้งานแต่ละส่วนงานง่ายขึ้น จึงสามารถฝึกหัดอบรมคนทดแทนได้ง่ายด้วย สำหรับด้านการตัดสินใจนั้น เมื่อเกิดปัญหาขึ้นจะเป็นหน้าที่รับผิดชอบของหัวหน้าหน่วยงานหรือผู้ควบคุมงาน
ประเภทที่ 2 เป็นหน่วยงานที่ยึดหลัก Job Generalization ซึ่งไม่แบ่งงานย่อยลงเท่างานประเภทแรก พนักงานแต่ละคนทำงานประจำที่มีขอบเขตกว้างขึ้น โดยอาจรับผิดชอบงานตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ ( Job Enlargement ) อย่างไรก็ตามด้านการตัดสินใจนั้น เมื่อเกิดปัญหาขึ้นจะเป็นหน้าที่รับผิดชอบของหัวหน้าหน่วยงาน หรือผู้ควบคุมงาน เช่นเดียวกับงานประเภทแรก
ประเภทที่ 3 เป็นหน่วยงานคล้ายคลึงกับหน่วยงานประเภทที่ 2 หากยอมให้พนักงานสามารถแสดงความคิดเห็น ตัดสินใจ และควบคุมงานของตนเองได้บ้างในบางระดับ ( Job Enrichment )
ประเภทที่ 4 เป็นหน่วยงานที่แตกต่างจากทั้งสามประเภทโดยสิ้นเชิง เนื่องจากหน่วยงานข้างต้นเน้นเฉพาะลักษณะงานของพนักงานแต่ละคนเท่านั้น ส่วนหน่วยงานประเภทที่ 4 นี้จะมอบความรับผิดชอบในการวางแผน ปฏิบัติงาน และควบคุมงานให้แก่กลุ่มงาน โดยเฉพาะเมื่องานภายในกลุ่มมีความสัมพันธ์หรือต่อเนื่องกันก็จะทำให้ทุกคนร่วมกันทำงานมากขึ้น ( Autonomous WorkGroups ) ในการทำงานนั้น กลุ่มจะแบ่งงานกันเอง หัวหน้าหน่วยงาน หรือผู้ควบคุมงานจะเป็นที่ปรึกษาในการกำหนดเป้าหมาย และช่วยเหลือพนักงานที่มีความชำนาญไม่เพียงพอต่องานด้านต่างๆ หากคุณจะเป็น Job Designer ก็จำเป็นที่จะต้องเลือกลักษณะงานให้เหมาะสมกับงานด้านต่าง ๆ ทั้งนี้เพื่อกระตุ้นให้พนักงานทำงานอย่างเต็มที่ และมีความสุขกับการทำงาน
แต่อย่างไรก็ตาม การเลือกใช้วิธีบริหารงานแต่ละประเภทนั้นก็มีข้อควรระวังอยู่บ้าง กล่าวคือ
ประเภทที่ 1 Scientific Management เป็นลักษณะงานที่เหมาะสมกับงานที่มีขั้นตอนที่สามารถแบ่งแยกกันได้ชัดเจน หรือเป็นงานที่มีความสำคัญและยากเกินไปสำหรับพนักงานคนหนึ่งคนใดจะรับผิดชอบทั้งหมดได้ การแบ่งแยกงานย่อยลงไปจะช่วยให้พนักงานทำงานในส่วนของตนได้เต็มที่ และมีความผิดพลาดน้อยลงด้วย ซึ่งมีข้อควรระมัดระวัง ดังนี้
ในระยะยาว พนักงานจะเบื่องานได้ง่าย ทำให้ขาดงานหรือลางานบ่อยครั้งขึ้น จึงควรจัดให้มีการโยกย้ายงานในเวลาอันควร ซึ่งจะทำให้พนักงานมีความรอบรู้ในงานด้านต่าง ๆ มากขึ้นด้วย
ถ้าแบ่งงานย่อยลงไปมากจนส่วนของงานที่รับผิดชอบนั้นง่ายเกินไปพนักงานอาจมองสะท้อนความสามารถของตนเองเหมือนงานที่ตนทำอยู่ไม่สำคัญ
พนักงานอาจละเลยไม่แก้ไขข้อผิดพลาดเมื่อพบเห็น หรือไม่ใส่ใจกับงานที่เป็นความรับผิดชอบของคนอื่น ดังนั้นจึงควรหาทางให้ทุกคนรับผิดชอบในผลงานสุดท้ายร่วมกันในทางใดทางหนึ่ง
โอกาสสังคมหรือทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มมีน้อย ในแง่จิตวิทยานั้น พนักงานจะไม่ชอบถูกขัดจังหวะการทำงาน จึงควรชักจูงให้พนักงานร่วมกิจกรรมให้มากที่สุด
ประเภทที่ 2 Job Enlargment เหมาะสมกับงานที่มีขั้นตอนแน่นอน สามารถกำหนดวิธีตัดสินใจสำหรับปัญหาต่าง ๆ ได้ล่วงหน้า การขยายขอบเขตงานของพนักงานนั้นจะช่วยลดโอกาสที่จะเบื่องาน และทำให้มีความรู้ความชำนาญ หลายด้านขึ้นด้วย แต่อย่างไรก็ตามในระยะยาวปัญหาของงานประจำจะทำให้เกิดการเบื่องานได้อีก นอกจากนี้งานบาง ประเภทเท่านั้นที่จะขยายขอบเขตงานได้ ซึ่งยังขึ้นอยู่ขนาดขององค์กร
ประเภทที่ 3 Job Enrichment เหมาะสมกับงานที่ผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องใช้ความรู้วางแผนควบคุม และตัดสินใจด้วยตนเองได้บ้างในบางระดับ ซึ่งทำให้พนักงานรู้สึกเป็นเจ้าของและรับผิดชอบต่อผลงานของตนมากขึ้น ทั้ง
นี้หัวหน้างานจะกระจายอำนาจลงมาให้มากเพียงใดนั้นขึ้นอยู่กับความรู้ความ
ชำนาญของพนักงานว่ามีเพียงพอที่จะทำให้หัวหน้างานเกิดความเชื่อมั่นได้มาก
เพียงใด
ประเภทที่ 4 Autonomous Work Groups เป็นแนวการบริหารงานกลุ่มสมัยใหม่ ( Sociotechnical System ) ซึ่งเน้นความสำคัญต่อความสัมพันธ์แบบกลุ่มยิ่งขึ้นกว่าการออกแบบงานเดิม ซึ่ง
จำกัดวงเฉพาะงานของแต่ละบุคคลเท่านั้นแนวความคิดนี้จะคำนึงว่างานต่าง ๆ
นั้นไม่อาจกำหนดขั้นตอนแน่นอนได้เสมอไปอีกยังขึ้นอยู่กับปัจจัยด้านสัมคมของ
ผู้ปฏิบัติงานอีกด้วย ( เช่น ระดับการศึกษา แนวความคิดที่ต่างกัน เป็นต้น ) ดังนั้นแต่ละกลุ่มจึงอาจวางแผนและออกแบบงานแตกต่างจากกลุ่มอื่น ๆ ก็ได้
โดยสรุปแล้ว การออกแบบงานที่ดี ซึ่ง
จะช่วยกระตุ้นให้พนักงานทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั้น
จะต้องยอมให้พนักงานมีส่วนร่วมต่อการกำหนดมาตรฐาน
และสามารถเสนอความคิดเห็นแนะนำได้บ้างโดยมุ่งสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของงาน
ให้เกิดขึ้น และสามารถปฏิบัติงานร่วมกันเป็นกลุ่มได้อย่างดี
